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关于领料系统(数量精度及单位转换)讨论及入库系统需求分析会议

发布者:webmaster 发布时间:2013-11-14 08:15:39


一、腾龙资材采购入库系统实现分析

1、目前腾龙采购入库流程为:

a、供应商送货至仓库,由仓管员核对送货单、采购合同,清点数量后办理报检手续。

b、材料验收合格后,仓管员填写手工入库单(一式四联:存根联、厂商联、记帐联、结算联),分发到各相关单位,并登帐入库。

C、仓管人员整理入库单交采购。

d、采购人员整理相关单据给财务

e、采购人员整理相关单据给财务

f、月底仓库人员与财务人员对账与盘点

由于各类数据基本停留在手工层面上,相关数据信息无法共享,采购不能及时查询到入库状况,也不能快速统计哪些采购单延误了,要加强追踪;生产现场不能在领料时就先知道仓库是否有材料,再去领料,而必须到仓库是具体的仓管员才知道;仓库统计某类数据报表时,效率也不高,必须手工累计,如:要统计某个供应商某月份,共入库多少材料,退货多少材料时,将是一个相当长的时间才会有结果;财务报相关数据核查工作量非常大而且容易出错;在月底还要花大量的时间与仓库、采购部门进行对帐工作。

2、经讨论,在ERP系统实施前由IT部开发一套入库系统,系统实现流程如下:

a、由采购部将现有的采购合同明细导入系统,生成采购订单明细;

b、验收合格的材料由仓管员在系统中直接从采购订单生成入库明细资料,根据实收数量填写入库数量并反写采购订单明细的交货数量,并且入库结款数量不能超过订单数量,提供接收无需结款的数量,如预补数等,如验收的材料在线上发生品质问题需退货,系统需提供退货功能,并冲回相关联的数量;

c、入库单价自动取于采购合同单价,如有单价变更采购员亦可在系统中直接在对应的入库明细资料中更新变更后的单价。收到发票后采购员可直接在系统中将发票对应的入库明细进行钩稽。

d、结款时财务可根据发票在系统中进行核销对应的入库单据。

e、提供相关部门查询相关报表,如入库明细、汇总表,采购欠料追踪表等。

为实现以上系统功能需近一步做好前期的基础规范准备:采购合同明细格式、采购合同编号规范化;进一步分析前期数据维护的审核控制以确保数据的准确无误;

 

二、生产领料系统数量精度是否四舍五入取整问题

由于指令表提供的标准用量保留两位小数,生产领料系统开出的领料单数量也相应保留了两位小数,而仓库由于最小包装等问题只能按整数发料,原手工领料单一直也是通过四舍五入填报申请数量,仓库希望能够在系统生成的领料单上直接将数量四舍五入。

经与财务商议后,为使系统真实反映指令的使用量,财务成本核算更精确,建议保留指令标配的量,月底通过系统统计因小数点带来的取整发料差异数,在财务盘点对帐时应分析此部份的盘盈亏影响。

三、生产领料系统指令单材料单位与仓库实物材料单位不一致问题

             此问题为材料的最小包装量引起的,IT部将根据提供的材料单位对应关系及换算率更改系统功能,在指令标准用量导入系统时自动转换单位和对应的数量。

 

IT部会议记录1112.doc
文件类型: .doc 388726939f6e8c4cfa11b0b590482285.doc (44.00 KB)



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